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L'Edito  

 

Responsabilité de l'expert comptable prescrivant un logiciel

Le logiciel prescrit doit répondre aux exigences imposées par l'administration fiscale. Les règles à respecter lors de l'utilisation d'une comptabilité informatisée sont :
- la validation des Ă©critures comptables,
- la marque de chronologie dans la saisie,
- la disponibilités des documents autres que le papier,
- l'archivage des données dans un format exploitable par les tiers,
- le dépôt des sources du logiciel comptable.

L'expert comptable doit veiller au respect de deux obligations :
- celle de conservation,
- celle de présentation.
La première est issue de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales définissant les obligations de conservation des documents sur lesquels l’administration peut exercer son contrôle : « Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. (...) »

Cependant, lorsqu’ils sont établis ou reçus sur support informatique, le deuxième alinéa de l'article L. 102 B indique que ces documents doivent être conservés sur support informatique pendant une durée d’au moins trois ans. Ce délai correspond à celui de l'article L. 169 du livre des procédures fiscales.

La deuxième contrainte provient de l’article 54 du code général des impôts. Les contribuables sont tenus « de représenter à toute réquisition de l'administration tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l'exactitude des résultats indiqués dans leur déclaration. » Si une entreprise présente seulement sous forme papier des données originellement informatisées, elle ne remplit pas correctement son obligation de conservation. Elle s’expose à un rejet de comptabilité.

Les contrôles s’appliquent à ces systèmes qu’ils aient été développés en interne ou non, qu’ils soient standards ou non, en réseau ou isolés, loués ou acquis par l’entreprise. Avant de prescrire une solution informatique, l'expert comptable doit s'assurer que le logiciel remplit les fonctions élémentaires. A défaut son client serait en droit d'engager la responsabilité du cabinet. D'autant plus aisément si la recommandation est issue de la lettre de mission. Plus difficilement en cas de préconisation verbale. Toutefois, dans le cas où le cabinet développe ses propres outils à destination d'une partie de sa clientèle, sa responsabilité en tant qu'éditeur serait engagée.

A titre d'exemple, quelques situations dans lesquelles la comptabilité informatisée peut être considérée comme irrégulière et/ou non probante :
- présentation sous des formats non recevables des documents comptables et pièces justificatives dématérialisées,
- défaut de validation des écritures comptables ou des pièces justificatives,
- défaut de clôture des exercices comptables,
- défaut de traçabilité,
- absence de chronologie des enregistrements,
- absence de permanence du chemin de révision,
- insuffisance des données archivées.

Le cabinet comptable pensera à s'assurer de ses principes de base en consultant la documentation fournie avec le logiciel. A cet titre, un défaut de présentation de cette dernière, est un risque d'évaluation d'office par l'administration fiscale. La même sanction est encourue dès lors que les données sont disponibles, mais le contrôle ne peut être mené à son terme du fait de circonstances imputables à l’organisation de l’entreprise ou à un tiers prestataire défaillant.

Article rédigé par Stéphane NEGRIER, diplômé d'expertise comptable.

Septembre 2013


Stéphane Négrier
   

 

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